Ein Punkt, der leicht in die Irre führt: Die Justizkasse sitzt nicht zwangsläufig in derselben Stadt wie das Gericht. Für bayerische Verfahren rechnet die Landesjustizkasse Bamberg ab – auch dann, wenn die Eintragung beim Amtsgericht München erfolgt ist. Eine andere Stadt ist also kein Warnzeichen. Ein anderes Bundesland dagegen schon: Eine „Zentrale Zahlstelle“ in Frankfurt am Main hat mit einem bayerischen Registerverfahren nichts zu tun.

Die drei Fragen, die in einer halben Minute Klarheit schaffen

Erstens: Beginnt die IBAN mit DE? Eine deutsche Justizkasse führt kein Konto im Ausland. Ist der Ländercode ein anderer, hat sich die Sache in aller Regel erledigt. Vorsicht bei der Verallgemeinerung: Bei normalen Lieferantenrechnungen ist eine ausländische IBAN völlig üblich. Die Regel gilt nur für Zahlungen an Behörden.

Zweitens: Steht oben eine Landesjustizkasse mit Anschrift und Telefonnummer? Gerichtskosten kommen nicht vom Gericht, sondern von der Justizkasse des Bundeslandes – bei bayerischen Verfahren von der Landesjustizkasse Bamberg. Diesen Namen sollte kennen, wer in Ihrem Unternehmen Zahlungen freigibt. Und jede Behörde sagt Ihnen, wie Sie sie erreichen.

Drittens: Passt der Betrag zu dem, was Ihnen Ihr Notariat genannt hat? Registergebühren sind feste Beträge, keine Verhandlungssache. Für eine Ersteintragung bewegen sie sich im niedrigen dreistelligen Bereich. Alles, was deutlich darüber liegt, gehört geprüft.

Was gerade kein Warnzeichen ist

Damit Sie nicht in die andere Richtung überreagieren: Ein Kassenzeichen ist echt-typisch, Justizkassen arbeiten tatsächlich damit. Auch die merkwürdig anmutende Wertspalte mit Kleinbeträgen steht so in echten Kostenrechnungen. Die Paragraphenangaben im Kopf der Gebührenposition sind ebenfalls korrekt nachgebildet.

Die Fälschung besteht überwiegend aus richtigen Elementen. Nur ein paar Details stimmen nicht – und die muss man kennen.

Was Sie tun sollten

Wenn ein solches Schreiben bei Ihnen ankommt: Zahlen Sie nicht. Antworten Sie nicht. Rufen Sie keine Nummer an, die in dem Schreiben steht. Melden Sie sich stattdessen bei uns – am besten mit einem Foto des Schreibens. Die Prüfung dauert wenige Minuten, und sie kostet Sie deutlich weniger Nerven als der Versuch, eine Zahlung zurückzuholen.

Lieber einmal zu oft nachfragen als einmal zu wenig. Ein Schreiben, das sich als echt herausstellt, ist schnell abgehakt.

Wenn schon gezahlt wurde: Rufen Sie sofort Ihre Bank an und lassen Sie die Zahlung zurückrufen. Das Zeitfenster liegt bei Stunden bis wenigen Tagen, danach ist das Geld über Auslandskonten praktisch nicht mehr erreichbar. Erstatten Sie Anzeige. Heben Sie das Schreiben und den Briefumschlag auf – beides sind Beweismittel. Und informieren Sie uns, damit die Zahlung in Ihrer Buchhaltung richtig erfasst wird; eine Gerichtsgebühr ist sie nämlich nicht.

Damit es gar nicht erst passiert: Sorgen Sie dafür, dass auch Behördenpost dieselbe Freigabekette durchläuft wie jede andere Rechnung. Wer Zahlungen freigibt, sollte zwei Regeln kennen: Zahlungen an deutsche Behörden gehen nur auf deutsche Konten. Und Gerichtskosten kommen von der Landesjustizkasse – bei bayerischen Verfahren von der Landesjustizkasse Bamberg –, nicht vom Gericht.

In den Wochen nach einer Eintragung, einer Sitzverlegung oder einem Geschäftsführerwechsel lohnt sich erhöhte Aufmerksamkeit. Das ist genau der Zeitraum, in dem diese Schreiben eintreffen.